2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการเป็นความจำเป็นและมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานและมีความสำคัญต่อองค์การในหลายด้าน คือ ด้านการบริหารจัดการ การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้
2.1 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคลรวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา และการทำงานประกอบอาชีพต่าง
2.2 ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ
1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหาการตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ
2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะเป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ
3. พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ
3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ
การจัดการสารสนเทศเริ่มต้นเมื่อมีการสร้างอารยธรรมในด้านการบันทึกความรู้ ราว 2,000 - 8,000 ปีก่อนคริสตศักราช อียิปต์โบราณใช้กระดาษปาปิ รัสเขียนบันทึกข้อมูล หอสมุดอเล็กซานเดรีย (Library of Alexandria) สร้างโดยพระเจ้าปโทเลมีที่ 1 ในช่วง 285 ปีก่อนคริสตศักราช เป็นคลังความรู้ที่ยิ่งใหญที่สุดในโลกยุคโบราณ จัดเก็บกระดาษปาริรัสที่เขียนบันทึกวิชาการแขนงต่างๆ ถึง 7 แสนกว่าม้วนไว้ในกระบอกทรงกลม และต่อมาในได้มีการใช้หนังสัตว์เย็บเป็นรูปเล่มหนังสือ เรียกว่าโคเด็กซ์ (codex) ในสมัยของเปอร์กามัม(Pergamum) แห่งกรีก
ช่วงศตวรรษที่ 12 เกิดสถาบันการศึกษาที่เป็นทางการ ห้องสมุดของสถาบันการศึกษา เช่นมหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด และมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ ยังคงจัดระบบหนังสือในลักษณะเดียวกับห้องสมุดวัด นอกจากจัดหนังสือตามสาขาวิชาแล้ว ยังจัดตามขนาด และเลขทะเบียนหนังสือ หนังสือที่สำคัญมากยังคงถูกล่ามโซ่อยู่กับโต๊ะในคริสต์ศตวรรษที่ 15 โยฮานน์ กูเต็นเบิร์ก (Johannes Gutenberg) ชาวเยอรมันคิดเครื่องพิมพ์ขึ้น พิมพ์หนังสือเล่มแรกของยุโรปคือ ไบเบิลในภาษาละติน เมื่อการพิมพ์แพร่ จึงมีการพิมพ์หนังสือ ทั้งตำราสารคดีบันเทิงคดี พัฒนาเป็นวารสาร หนังสือพิมพ์ จุลสาร กลางศตวรรษที่ 15 กิจการพิมพ์หนังสือมีอยู่ในเมืองใหญ่ๆ ทั่วยุโรป
การจัดเก็บสารสนเทศ ยังมีพัฒนาการระบบการจัดหมวดหมู่ (classification scheme) ใน ค.ศ.1876 มีการคิดระบบการจัดหมวดหมู่หนังสือระบบทศนิยมดิวอี้ (Dewey Decimal Classification – DDC) เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาสารสนเทศเพื่อกำหนดเป็นหมวดหมู่ใหญ่ ย่อย ลดหลั่นจากเนื้อหากว้างๆจนถึงเนื้อหาเฉพาะเพื่อให้สัญลักษณ์แทนเนื้อหาสารสนเทศเป็นตัวเลข และต่อมามีการพัฒนาการจัดหมวดหมู่โดยการใช้ตัวอักษรผสมตัวเลข หรือเครื่องหมายอื่นๆ แทนเนื้อหาของสารสนเทศ เป็นการจัดเก็บสิ่งพิมพ์อย่างเป็นระบบ และใช้เครื่องมือค้นจากแคตาล็อก
3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์
การจัดการสารสนเทศ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดูแลรักษา
1) การรวบรวมข้อมูล
การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ประวัตินักเรียน ผลการเรียนของนักเรียนการมาเรียน ความประพฤติ การยืมคืนหนังสือห้องสมุด
2) การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้
3)การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน เช่น ข้อมูลนักเรียนในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มทะเบียนประวัตินักเรียน และแฟ้มรายวิชาที่ลงทะเบียนเรียน แฟ้มความประพฤตินักเรียน แฟ้มการมาเรียน ข้อมูลในห้องสมุด ก็มีการแบ่งเป็น แฟ้มหนังสือแฟ้มสมาชิกห้องสมุด แฟ้มการยืมคืนหนังสือ ทั้งนี้การจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ก็เพื่อสะดวกในการค้นหา สืบค้น เพื่อนำข้อมูลมาใช้งาน หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศต่างๆ
4) การดูแลรักษาสารสนเทศ
การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดีจะต้องมีการรวบรวมใหม่ซึ่งหมายถึงการสูญเสียเวลาในการทำงาน
5)การสื่อสาร
ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลาเช่น การสืบค้นข้อมูลหนังสือห้องสมุดผ่านระบบเครือข่าย ระบบสอบถามผลการเรียน
4. แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ (information management) ในอดีตมักมุ่งที่การจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการเรียกใช้อย่างง่าย เป็นการจัดเก็บจัดเรียงตามประเภทสื่อที่ใช้บันทึก หรือตามขนาดใหญ่เล็กของเอกสารรูปเล่มหนังสือ
4.1 ขอบเขตของการจัดการสารสนเทศ
กระบวนการจัดการสารสนเทศ ถ้าพิจารณาตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วยการรวบรวมสารสนเทศ การจัดหมวดหมู่สารสนเทศ การประมวลผล และการบำรุงรักษา
ปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศ ในการจัดการสารสนเทศ ยังต้องคำนึงถึงปัจจัยสำคัญ 4ด้าน คือ เทคโนโลยี คน กระบวนการ และการบริหารจัดการดังนี้ (สมพร พุทธาพิทักษ์ผล 2546: 12-16)
- เทคโนโลยี มุ่งเน้นเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการด้านฮาร์ดแวร์และ
ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เพื่อการประยุกต์ในงานต่างๆ
-คน ในฐานะองคป์ ระกอบของทกุ หนว่ ยงาน เปน็ ปจั จยั สำคญั ในการจดั การสารสนเทศ ครอบคลมุทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้สารสนเทศ
- กระบวนการ เป็นปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับมาตรฐาน แนวปฏิบัติ วิธีการที่ใช้ในการจัดการ
สารสนเทศ เช่น นโยบายการจัดการสารสนเทศ ระบบแฟ้มและดรรชนีควบคุมสารสนเทศ
- การบริหารจัดการ เป็นปัจจัยสำคัญของการจัดการสารสนเทศที่ดีและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะการจัดการในระดับกลยุทธ์ ในการจัดการสารสนเทศจำเป็นต้องเข้าใจถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน จึงจะสามารถพัฒนาระบบให้สอดคล้องและสนับสนุนภารกิจนั้นได้
5. การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสารระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์ท่า โครงการเหล่านี้น้อยรายที่จะประสบความสำเร็จ การสร้างการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย มีหลายประเด็นต้องคำนึงถึง เช่น การเชื่อมต่อระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลาย รวมถึงความซับซ้อนของโครงสร้างและวัฒนธรรมองค์กร ปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการการจัดการสารสนเทศ ต้องมีแบบแผนและหลักการที่สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการวางแผนและพัฒนาระบบได้
ในเชิงเทคโนโลยีการจัดการสารสนเทศ ประกอบด้วยระบบต่างๆ
· การ จัดการ เนื้อหาใน เว็บไซต์ (web content management - CM)
· การจัดการเอกสาร (document management - DM)
· การจัดการด้านการจัดเก็บบันทึก (records management - RM)
· โปรแกรมจัดการทรัพย์สินดิจิทัล (digital asset management - DAM)
· ระบบการจัดการเรียนการสอน (learning management systems - LM)
· ระบบการจัดเนื้อหาการสอน (learning content management systems - LCM)
· ความร่วมมือ (collaboration )
· การค้นคืนสารสนเทศในองค์กร ( enterprise search)
· และอื่นๆ
การจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กันคือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ฯลฯ ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น